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印刷企业实施成本管理的步骤

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文章出处:网责任编辑:vxg.cn作者:vxg.cn

    企业成本管理以企业的全局为对象,根据企业总体发展战略而制定的。企业成本管理的首要任务是关注成本战略空间、过程、业绩,可表述为“不同战略选择下如何组织成本管理”。即将成本信息贯穿于战略管理整个循环过程之中,通过对公司成本结构、成本行为的全面了解、控制与改善,寻求长久的竞争优势。它把内部结构和外部环境综合起来。

    成本管理是印刷企业管理中最为关键的环节之一,成本控制的好坏直接影响着企业的市场优劣。从某种意义来讲,成本控制是企业的命脉,是参与竞争的法宝。印刷企业只有把成本控制做好,将成本指标进行层层分解,才能形成“成本我控制,效益在手中”的良好局面,才能保证企业持久的经济效益。

  实施成本管理的步骤

  1.树立成本观念

  没有正确的成本观念,即使是用上最先进的信息化系统,成本管理的有效性也会大打折扣,所以印刷企业的成本管理工作首先就要树立成本意识,也就是企业管理人员和生产工作人员都要对成本管理和控制要有足够的重视,充分认识到降低企业成本是一个长期的工作。

  印刷企业应将成本意识作为企业理念的一部分,贯穿到对企业人员的培训、教育当中,树立降低企业成本的意识,优化企业的成本管理,转变传统的观念,树立成本的新观念。要实现这一目标,首先要在企业营造成本管理的理念,健全责任成本规章制度,通过建章立制去实现成本管理的科学化、目标化、规范化。其次是在制度创新的基础上实现管理创新,激励员工增强成本意识,发扬主人翁精神,做到各尽所能,从我做起,通过广泛开展节能降耗方面的教育活动,引导员工积极投身于挖潜增效活动中,最大限度地降低成本。

  但是我们在进行成本控制、降低成本的同时,依然要确保印刷品的质量。这是因为:在某些情况下,控制成本费用可能会导致企业效益的下降,如为降低材料费用而适当地采用代用材料就可能影响企业的产品质量,而产品质量下降就要影响到企业的经济效益,也降低了企业生产经营的社会效益。

  2.优化企业物流

  物流是物资的流通活动,是现代经济运作的基本活动之一,它对企业的经营起着巨大的支持和推动作用,企业有相当多的价值(包括成本控制)蕴含在物流运作当中。随着经济的迅速发展,市场对印刷企业在服务时间上的要求越来越高,这给印刷企业组织物流活动带来了新的挑战。流通在印刷企业经营中所占的分量愈来愈重,因此构筑现代物流管理化模式,对印刷物流进行有效管理,是印刷企业实现长远发展的重要课题。

  建立科学合理的物流系统要充分结合市场和企业内部的供需信息,如市场供应数量、供应价格,需求数量、需求价格,以及库存数量、品种、质量、规格、在库时间等等,再将这些信息进行归类处理,利用数据库和数据仓库技术,建立起各种各样的应用子系统,并将这些应用系统应用于印刷企业的局域网上实现信息的共享,从而可以全面地实现从物料供应、印刷业务报价、印刷工艺审核、印刷产品完成,到发货管理、全过程的数字网络化管理,达到印刷企业内部物流效果的最佳状态。

  ①采购环节。企业要充分利用采购职能直接降低成本,拥有高素质采购人员,使制定采购计划准确合理,真正在采购环节做到 “物美价廉”。在采购的过程中,信息的管理显得尤为重要。如果不能掌握材料的特性、新材料的使用以及供货渠道的种类,在原/辅材料的采购中就会造成资金的浪费。采购信息资源的全面掌握,也会对企业物资和材料的保管起到较大帮助。更重要的是企业能对原材料未来的走向趋势作出预测,特别是那些较为短缺的和比重较大的原材料,根据市场变化选择科学的采购方法,使印刷材料供货商提供合理价格的材料,让采购真正服务于企业生产。

  ②存储环节。印刷企业由于其特性(比如说纸张每天的用量),没办法实现“零库存”,而库存量的增加,必然会导致成本的增加,所以要核定每种原物料及产品的最低库存量,避免储存时占用过多的资金。首先,企业应掌握详细的资料和生产预测来制订企业生产计划;其次,企业根据实际情况确定印刷材料的消耗定额。再次,应加强印刷材料使用的管理。总之,应加强原辅材料的采购和入库检验,根据材料储备定额进料,做到库存的适时适量。

  ③运输环节。及时性、准确性、经济性和安全性是印刷物流管理对输送的基本要求。企业要合理确定输送线路,使得印刷生产能以最小的输送成本顺利作业;合理组织输送活动,有效地安排搬运输送工具及人员,提高运输效率,缩短传送周期;注意物流功能环节的衔接与配置,加强各种输送方式之间的联系,提高物流系统的整体效益。

  3.增强物流信息管理

  实行物流的信息化管理是当今企业管理的一项重要工作。印刷信息是伴随印刷物流活动发生或在印刷物流活动以外发生的,信息的畅通与否,对降低输送、包装、保存、装卸等物流费用关系极大,因此要正确地传递和处理信息,灵活利用有关的印刷物流活动信息,谋求物流各项功能的合理化和效率化。

  这些信息包括接受订单、发货库存管理、产品运输等所花费的费用,这些要素贯穿于印刷企业物流的整个过程中,也就是说在印刷企业的供应物流、生产物流、销售物流、回收物流等都应该考虑到以上要素。通过有效的物流管理,灵活应用物流信息,建立强有力的物流硬件系统,实现物流系统中各个节点的信息共享,对于缩短订货提前期,降低库存水平,提高搬运和运输效率,减少运送时间,提高订货、发货精度和物流企业整体竞争力,都有重大意义。

  4.加强设备管理

  印刷设备是生产经营的基础,是企业核心竞争力的重要组成部分,因此对设备的管理不能忽视,既要充分保障设备的技术状态最佳,又要使设备的维修和管理费用最低。现在我国的印刷设备大多是从德国、英国、日本等国进口,费用较大(如:一台4塔的colorman报业轮转机要接近1亿元人民币),设备成本在总成本中占了很大的比重,但是由于技术更新较快,也属于低值易耗品,所以如何加强印刷设备的管理,保证设备得到充分合理的应用,不仅要对设备备加爱护,还要防止设备的闲置不用,从而降低作业成本,这是印刷企业的一件重要事务。

  ①设备成本构成。设备管理成本主要包括购置费用(直接影响折旧费)、维修与设备管理人工成本、维修材料费(主要是备件)、外来维修费、停工损失费等。设备成本管理的目标就是在企业经营战略的总体规划下,保证设备管理各环节的低费用,探讨设备整个寿命周期成本的综合控制方法,力求设备的寿命周期成本最低,将更多的设备成本从不可控制成本变为可控制成本,从而达到降低总成本的目的。

  ②设备的购置。运用价值工程,考虑寿命周期成本和使用效益,是现代设备购置的基本要求,也是控制设备综合成本的有效办法。因此,在设备购置时,要对设备的购置费用、品质、性能、可维修性、使用维修费用进行综合分析,并考虑其经济效益、产品质量、生产效率等,做好设备投资预测,求得最佳的价值。

  ③设备的维修。设备的可维修性是降低维修费用、减少停工损失的重要措施,特别是对于一些瓶颈环节的设备,其可维修性更为重要,因此,根据设备的重要程度,在购置设备时要注重对其可维修性的考察。在日常生产中,企业要掌握设备的磨损规律和故障规律,重视对维修经济性的考察,选择经济合理的设备维修方式,正确处理维修费用和维修效果的关系。另外,实行设备信息化管理、设备的全员管理,建立完善的预防维修制度,使设备管理达到理想的水平。

  5.选定最佳工艺流程

  印前工艺流程的选定是成本管理的重要方面,对成本控制有着很大的影响。选择不同的工艺流程,对于印刷原材料的使用率,设备的使用、维修、保养以及印刷印后加工的难易程度都有很大的影响。所以,如何选定最优的工艺流程,对于印刷企业的成本管理起着极为重要的作用。

  一些有实力的生产企业(有丰富的实践经验、优越的试验条件)应主动利用自身的科技力量进行一些研发工作。如设备上的一些零部件等,在国内无法解决而购买原装产品又较贵时,可考虑自主进行国产化开发,可省去一笔不小的开支,甚至有可能发明性能更高又经济实惠的替代品,不仅可以供本企业使用,还可成为外销的产品,获得额外的利润。选定最佳工艺流程还可以提高企业的生产效率,这也可以在某种程度上降低生产成本,因为提高企业、部门生产效率和降低单位时间生产成本是印刷企业成本控制的一个重要方面。目前我国生产效益比较好的印刷企业基本上都是实行“多班制”,保证较高的生产效率,使成本得到了一定的控制。

  6.控制纸张成本

  承印材料是印刷包装工业的重要材料之一,而纸张是印刷中使用最多的承印材料,它是印刷工作中至关重要的组成部分。纸张的成本在印刷品中所占的比例非常大,书刊印刷品中纸张的费用占到了一半以上。而现代的印刷行业,赢利空间变得越来越小,因此,如何降低在印刷中纸张的成本就成为成本管理中非常重要的一个环节,具体措施如下:

  ①严格纸张的验收

  对于印刷厂/印务公司来说,纸张的验收非常重要,在纸张的品牌、克重、等级、规格、纸品外包装、纸芯等都要做严格的检查与校对。严格的纸张验收不仅可避免由于纸张运输过程中导致的外观质量问题,同时也可避免纸张本身存在的质量问题,从而把可能影响印刷质量、效率和成本的因素消灭在萌芽状态,进一步提升公司的利润空间。

  ②规范操作印刷设备

  在印刷生产中,在规范操作设备的前提下,定量记录每一班生产的纸张浪费情况,通过测量系统来度量印刷设备的停机状况,包括原因、频率以及设备调整到起印时所消耗的印张,认识了机器生产效率及最常见的停机点,才能为制定减少纸张的浪费措施提供切实可行的依据。

  ③用新技术降低纸张消耗

  现在很多研究开发人员也很注重纸张的消耗情况,研发了很多新技术,以提高纸张的使用率。无缝橡皮布技术:海德堡公司的无缝橡皮布技术,可增大有效印刷面积、减小裁切尺寸,从而显著减少纸张的浪费;三菱公司的轴套式橡皮布技术则使得两块橡皮布之间的缝隙缩短成只有1/16英寸大小,与印版筒的缝隙相吻合,减少了卷筒纸的切裁尺寸,相应扩大了书帖面积;无定位针式折页:采用无定位针式折页可以省却定位针固定书页时的书帖面积,进而扩大了内容所占的尺寸;无连杆式驱动:机器每一个部分都有自己独立的驱动装置,可以增加纸张的张力控制,减少卷筒纸断裂的可能;墨汁自动预设技术:减少纸张浪费最有效的办法莫过于墨汁自动预设与半自动印版更换相结合的技术。 

  7.重视员工培训

  “质量是企业的生命,员工是企业的支柱”。企业培训可提高企业的生产效率,创造出更大的利润。把企业培训工作做好,降低企业人力资源成本也是企业成本管理的一个不可缺少的方面。

  在现代的印刷企业生产中,新技术、新设备的应用,先进的管理体系的实施,使企业的生产效率和水平都有了很大的提高,但是这也需要员工有较高的综合素质和能力,才能跟上企业前进的步伐,因此印刷企业定期组织一些技术、品质等方面的培训尤为重要,这可以实现“事半功倍”的效果。但是目前部分印刷企业的培训却不尽如人意。一些企业实施大规模的培训,要求所有员工必须参加培训,但是员工的层次和工作的不同所需要的知识是不一样的,这种培训的结果并不能取得较理想的结果。企业培训有针对性,才能减少不必要的浪费,使不同层次的员工得到提升,使企业人力资源状况走入良性循环,真正做到员工“再造”。另外就是企业的培训没有系统化,有的是一年仅有一两次,这根本无法使员工获得系统的知识,对今后工作的指导意义不大,企业真正需要的是系统化的培训,制定严格的培训计划、培训内容等,同时做好培训反馈工作,使员工能学到新的知识、新的观念和新的方法,使企业获得更大的收益。

  现代化成本管理是一项系统工程,涉及到诸多方面,它的实现需要有一个过程。所以要建立健全组织,切实把成本管理的工作落在实处。做好印刷企业的成本管理工作,才能在“印刷微利时代”挖掘出企业潜在的利润途径,帮助企业摆脱困境,实现印刷企业的良性发展,让企业走向长远发展之路。

 

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